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時々気になる時があるのですが、情報集めが好きな人っていますよね。
ご多分に漏れず、私もそういう時があるのですが。

たとえば、「新聞」。
なぜ新聞を読むのか?


|04-10|ハック:仕事術||TOP↑



私事ですが、先日息子が免許を取りまして、一緒にドライブなどをして楽しんでおります。

ここで気がついたのですが、カーブを曲がるときや大きく旋回するときに、ブレーキを踏みながら旋回するのです。

若いころ、友人に教わったカーブの曲がり方で

  アウト・イン・アウト
  スローイン・ファーストアウト

というのがありまして、聞くところによると教習所でも教えてもらうはずだそうですが、息子はこれが全くというほどできません。

■スローイン・ファーストアウト

特に、このスローイン・ファーストアウトというのは、心理的にも結構難しいそうです。

要は、カーブに入る前に十分速度を落としてカーブに突入し、カーブに入ったら、アクセルを吹かして加速をしてカーブを抜けるというテクニック。

ところが、カーブに入ると、カーブの外側に遠心力でふられるため、心理的に恐怖心が先立って、速度を落とそうとしてしまいます。

しかし、実際にはカーブでハンドルを切っている時に加速をすると、車は自然に駆動輪(後輪)に重心が移動して(減速中は前タイヤに重心があります)、ハンドルコントロールがしやすくなると共に、内側に曲がろうとしてスムーズにカーブが抜けられます。

恐怖心が先に経つと、本当はアクセルを踏むところをブレーキを踏んでしまうものだから、カーブが曲がりにくいし、ハンドルコントロールが安定しないので、余計に(カーブの)外側にふられて、ますます怖い。で、ますますブレーキを踏み、更にコントロールしにくくなるという悪循環です。

■プロジェクトの曲がり角

仕事をしていても、大きな曲がり角に来る時がありますよね。

 ・プロジェクトのスコープが変わった
 ・大きな仕様変更が入った
 ・事業環境が変わり、最優先方針を変えなければいけなくなった

こういった時に、いかにスムーズに曲がりきるかというのが、プロジェクトマネージャーの腕の見せ所です。

その時に、今までの勢いでメンバーに「やり方を変えるから、この作戦で行こう」的に進めるのは非常にまずいです。
ひとつは、メンバーのモチベーション、もうひとつは変更による計画や品質への影響。

甘く見てはいけません

◆スローイン

まず、プロジェクトの基本指針等を変えるときには、徹底的に検証をすることです。
今やっている作業が無駄になるかもしれないし、新たに業務も発生します。

だから、プロジェクトスケジュールは今あるもの肯定するのではなく、最初から作りなおすつもりで、主要メンバーと繰り返し話し合いを持ちます。主要メンバーの今やっている業務は止めて構いません。そのせいで他のメンバーの業務が止まるのであれば、とっとと帰らせるか、お休みをしてもらえばいいです。そのかわり、プロジェクトが再スタートした時には全力で走れるようにしてもらいます。

◆ファーストアウト

プロジェクトの見直しがすんだら、初めてメンバーに発表します。
私の経験ですが、今まで一緒に新方針を検討してきたのだからといって、これを省略するとプロジェクトが迷走します。迷走することによって余計な労力を取られるくらいなら、1時間でいいので、発表会(説明会)を実施してください。

その時に、ひとりひとりの業務がどの様に変わるのか、どうして欲しいのかを具体的に話します。
プロジェクト全体の変更はメンバーにどの様な影響をおよぼすのか、メンバーは理解しているようで理解できてません。

だから、「この方針はこう変える。だから、○○さんはは、まず、××をやめて、○○をやってほしい。口口さんは、今日から○○の作業にかかって欲しい。今までの仕事はチャラ!」と言い切る必要があります。

このためにも、その後起きることを詳細に検討しておく必要があるわけです。

■理解できないということを理解する

プロジェクトリーダを任されるような方であれば、ある変化が自分の行動にどの様な変化をもたらすかはわかって見えると思います。
ところが、よくある勘違いは

 自分の見えている将来は、メンバーも見えている

と思い込んでしまいがちです。
メンバーだった頃を思い出すとわかると思うのですが、これが、「今できる」ので、できなかった頃の自分が思い出せない。

カーブを曲がる時に、「ブレーキを踏むほうが危ない」と理解できているのは、それなりに経験を積んだ今の自分であって、初心者の頃の自分には理解できないという事自体が理解できないのと同じです。

メンバーの能力をばかにするわけではありませんが、見えないものは見えないんです。
どうしてもリーダからの指示待ちになってしまいます。それを悪いといっても改善はしません。具体的にその人の裁量範囲がどの様になるのか、どの様なやり方をして欲しいのかを指示することで、プロジェクトの迷走が防げます。

■変えるときの方針

何かを変えるときは

 スローイン・ファーストアウト

を徹底してください。


|03-27|ハック:仕事術||TOP↑



「え〜っと、この人なんて人だったっけ…」
「あれ、名前が出てこない…」

なんていうことありませんか。

私はしょっちゅうです。

■名前の聞き出し方

一度お互いに自己紹介したのに、ふと別のことを考えた隙に名前を忘れてしまったり、2回めにあったのに名前を思い出せないとか、いう事態になると、それまで結構調子よく相槌を打っていたのに、突然「ヤバイ!」モードになったりしてしまいます。

本日は、忘れてしまった名前の引き出し方を紹介したいと思います。

おそらくいちばんまっとうなのは

 忘れてしまったことを白状し、正直に聞く

がもっとも確実。ただ、会ってすぐに聞くのならまだしも、打ち合わせの最後になって、「え〜っと、すみません。お名前を教えていただけますか」とは言い難い。ましてや、「どなたでしたっけ?」とは…


■作戦1 手がかりを探す

私の会社だと、会社内で入室にIDカードを使いますので、IDカードに名前が印刷されてます。
それを多くの人は首からぶら下げているので、これを見ればすぐに分かります。
※何しろ何千人もいるので(海外工場まで入れたら、何万人です…)、人が入れ替わり立ち代り状態です…

ただし、首から紐で吊り下げているので、裏向きになっていることがままあります。
そんな時はどうするかというと、その人の持ち物を見ます。

多くの人は自分のノートの表紙には自分の名前を書いてますし、何もなくとも手がかりらしきものが見つかる場合もあります。

■作戦2 他の人に教えてもらう

隣の人に

 この人って誰だっけ?

なんて聞いたりはしません…(^^;;

その人の発言について

 「今、言われたことについてなのですが…」

とその人の発言を引用して、他の人に意見を求めます。
そうすると

 「××さんの言われたのは〜」

みたいに、その人の名前を呼んでくれます。

■作戦3 田中首相作戦

私が、勝手に命名したものですが、故田中元首相は、下っ端の人に対しても「××くん、よく頑張ってるってね」とか割合気安く声をかける人だったというエピソードがあるそうです。
その中で、「なるほど」と思ったエピソードがこれ。

 「あ〜、君。君の名前はなんだったかな」
 「あ、はい。伊藤と申します」
 「違う! 苗字は知っとる。 下の名前を聞いているんだ」
 「失礼しました。 伊藤宗彦ともうします」
 「そうか、宗彦か。頑張れよ」


■作戦4 漢字を教えてもらう

上のいずれの方法もうまくいかないときは、いよいよ本人に聞かないといけません。
そこで時々やるのが、「漢字が書けません」というやつ。

 「すみません。お名前の漢字を知りたいので、ここに書いてもらえません?」
 「あなたのお名前はどう書くんですか?」

みたいに、相手から引き出します。

もし相手が社外の人だったらもっと簡単に出来ます。

名前を入れずに議事録を作成してしまって、

 「お手数ですが、本日の打ち合わせの記録として、ここにサインを頂けますか?」

とやればいいです。

■他にいいテクニックが…

もし他にいいテクニックをお持ちの方はぜひご意見をお寄せください。

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|03-20|ハック:仕事術||TOP↑



どうしても先延ばしをしてしまうタスクというのがあります。

わかっちゃいるけどやめられない。

ただ、「その他大勢」から抜けだして、成果を上げ、上司に認められるようになるためには、上司から指示があってから短時間で結果(成果ではなく)を出さないと上司は、「あいつやっているのか?」と疑問に思ってしまいます。

一度そういうふうに思われてしまうと、人間には認知バイアスがかかるので、早くやったとしても、「ふ〜ん」程度で意識に残らなくなってしまいます。逆に上司の期待するより遅かったことだけ覚えているようになります。

なので、私がいつも心がけているのは、上司からの指示は、

 当日中に報告に行く

ということ。
もし、報告が遅くなって、上司が帰宅してしまったりしていたら、当日中にメールをして(メール送信日付が問題)、翌朝上司を捕まえて報告します。

メールだけだと見落とされる危険があるので、必ず口頭で、1分程度でもいいので報告をします。

そうすると、上司から見ると

 「お、こいつ最優先でオレの依頼をやってくれたのかな」

と感じてくれればしめたもの。

同じ事は他の部署の関係者に対しても言えます。
もちろん、上司が最優先ですが。

ただ、すぐには終わらないようなものは、まず手を付けたことを報告するために、できたところまでを当日中にレポートするようにします。その後は以前の記事に書いたように8割型のタイミングで報告をします。

■今やれ、すぐやれ、早くやれ

とはいっても、面倒くさそうな調整や、調べ物だったりすると、つい、「明日やろう」と思っちゃいますよね。そんな時に、自分に向かって(言葉に出して)言うのがこの魔法の呪文。

 「今やれ! すぐやれ! 早くやれ!」

ここで読むだけだと、単なる語呂のよさそうな文字の羅列ですが、実際声に出していってみると、私には非常に効果があります。

 「さっさと片付けよう」

と思えるんです。
理由はわかりませんが…。

■フットワークを軽く

フットワークが軽く、行動的な人が嫌われるケースはほとんどありません。
何にしても一旦引き受けたことは、素早くやって素早く回答をしてくれる人というのは、頼む側としては安心できるし、信頼もしやすいものです。

時間術的に考えても、「どうしよう…」と考えている時間というのは、何ら成果に結びつかないものなので、さっさとやってしまうことがいいというのは、こんな記事を読んでいるあなたにとっては当然の話かと思います。

■タスクが積み重なったら?

ただ、引き受けたことをどんどんやろうとすると、それ以前に引き受けた「締切のないタスク」が後回しになっていきます。つまり「ラストイン・ファーストアウト」(最後に入ったものが最初に出てくる)の状態になるわけです。

ただ、経験的にそれが重大問題になったことはあまりありません。1日待てたものは2日でも待てるということではないかと思います。


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|03-20|ハック:仕事術||TOP↑



■やる気?

仕事をしていて、どうしてもやる気が出ない時がありますよね。
私は1週間に1日はそうですが…。

そんな時どうします?
私は何もしません

  やる気が無いものはどうしようもない。
  集中力のないときにやってもどうしようもない。

とさっさと諦めてしまいます。

ただ、やる気になってくる方法はあります。これは以前の記事で何度か紹介してますが、簡単に言うと

 ・やる気がなくても手を付けられる、ちょっとした作業をする
 ・とりあえず、資料を広げてみる
 ・やらないといけなさそうなことをマインドマップにまとめてみる
 ・気分転換に散歩に行く
 ・ちょっと恥ずかしいことをする(詳しく書けないので記事参照)

みたいに、とにかく体を動かしてしまうことです。

でも実際、それでもどうしてもやる気がでない時もあります。

やろうとは思うのに全然集中しない、全然進まない。考えがまとまらない

 あ〜。オレってだめなやつだ!  自己嫌悪
 こんなんじゃダメだ。焦り

そうなるとますます、やる気がでない自分に腹が立ってきます。

■やる気は貯金できるか?

「昨日はガゼンやる気だったのになぁ」と思いながらふと思いついたのが、「やる気貯金」。

もし、やる気が120%の状態の時に、80%くらい使っておいて、残りを貯金して、やる気ゼロ%の出ないときに、この貯金を引き出せたらなぁ、って思いません?

でも、どう考えても貯金出来ませんでした。

と、これで終わってしまうと、仕事のヒントにはならないので…

やる気は貯金出来ませんが、「やったこと」は貯金出来ます。
つまり、明日の分もやってしまえば、明日はやる気がなくて、仕事をしなかったとしても問題はないわけ。

■やる気貯金

方法は単純です。やる気があるとき、へトへトになるまで徹底的にやり続けておく、ということです。

打ち合わせの後、猛然とやる気が出てきたら、就業時間が終わり誰もいなくなっても、やり続けるのです。
友人と飲み会の予定が入っていたら、「仕事が延びて」と時問を遅らせてもらいましょう。英会話教室やマッサージの予約はキャンセルです。
帰りの電車の中で集中してきたら、そのまま終点まで乗っていきましょう。終点まで行ってしまうと戻りの電車がない場合は、家に帰らず駅のホームのべンチでやり続けます。

そうやって、やる気があるときに徹底的にやることで、やる気が起きないときの分まで[やりだめ」しておくのです。

「やる気のあるとき」というのはお金では買えない貴重な時間ですから、多少カフェ代がかかっても、タクシー代がかかっても、十分モトはとれます

「今日はやる気貯金ができた」と感じた日は、手帳に印をつけておきましょう。

そして本当にやる気が出ないとき、その手帳を振り返ってみるのです。やる気貯金の日が多ければ多いほど、安心してサボれるので自己嫌悪になりません。ただし、ちょっと油断すると、やる気貯金はあっという問に使い果たしてしまうので、やらなくてもいい言い訳にしないように注意が必要です。


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|03-13|ハック:仕事術||TOP↑



1日で何件くらいメールが届きますか?

私のところには、最近は大体500件前後(一時期よりちょっと減りました)。

で、実際に1日のうちで、メールを見ている時間は長くても3時間といったところです。
短ければ1時間という日も。

たとえば3時間メールを見たとして、1件に使う時間は20秒くらいですね。

もちろん、長短はあります。上記は返信をする時間も含めての時間なので、ちょっと長文の返信をすれば、あっという間に時間が立ってしまいます。
そうなれば、実はほとんど読んでないメールも数多くあります。

社内では私はメールにきちんと返信するほうだと思ってますが、ひどい人になると、会議案内をスケジューラに登録した上に確認のメールを送っても返事もせず、時間になってもこないので電話をすると、「あ、それ出れません」などと平気でのたまう人も。こういう人を上司に持つとすごく不幸でしょうね。

■メールは読まれてこそ意義がある

当たり前と言われれば当たり前ですが、あなたが大切な時間を使ってメールを書いても、相手が読んでくれなければ、あなたの使った時間は

 ただの無駄時間

です。

だから、あなたが書いたメールは、CCの人は別として、TOの人には確実に読んでもわわないといけません。

過去にいろいろ試した結果、メールを読んでもらえる確率を上げる方法で効果があったものを紹介します。

■メールの先頭に、読んでほしい人の名前を書く

これは多くの人がやっていることでしょう

   TO:   ●●部長、○○課長

   お世話になります。△△です。


と書きだすやつですね。
さらに、私が時々やるのは、HTMLメールにして、読んでほしい人の名前を、

 メールの先頭に大きなフォントで赤字で書く

というやつ。

さすがに自分の名前が、赤字で他の文字より3倍も大きな文字で書かれていれば、気になりますよ。
最近のメールソフトは、必ずプレビュー画面が付いているので、そのメールを選択した時点で本文の最初のほうが表示されますので。

ちょっとひどいのは、

   TO  各位

で始まる大量のTOが入ったメール。だれに何を言っているのかわからない。
その上、本文の最後がスクロールしないと見えない状態で

 本件、至急ご連絡ください

とか書いてあるメールも何度か見ました。
その都度、「だれにに何を期待しているの?」と突っ込んだりしてますが…。ちょっとビジネスマンとしてはアレですね。

■メールの表題を目立たせる

メールは表題だけみて消しちゃう」という人を知ってます。

こういう人には上の「名前を書く」作戦は通じません。でも少なくとも表題(サブジェクトともいいます)は見ます。そこで、


  ■■○○さん、参加可否の返事ください■■_××の件で会議をします

って、最初に目立つ記号とともに相手の名前を書きます。

これはさすがに効果があります。

目立たせるためには、塗りつぶし記号を使うことです。

  ■●▲▼★【】

など。

これは、緊急自体のメールにも使えます

 ★★緊急15時まで★★至急××の件について意見をください

みたいに。

ただ、欠点はそれについて、色々返信があると、いつまでも名前がメールの表題に残るので、○○さんはちょっと気分が悪いこと。
そのうちに、「もうこの話題は自分には関係ないので、表題を変えてください」なんてメールが出ます。

なので、会議の議事録を出すときなど、自分が返信するときには、なるべくこの部分は削ってあげましょう。

■メールを送った瞬間に電話をする

これが最も効果がありました。

メールの送信ボタンを押したら、すかさず宛先の人に電話をします。

 「今メール出しましたが、届いてます?」
 「ちょっとすぐに返事がほしいんですよ」

とやるわけ。

そうすると、よほど重要な会議中でもなければ(その時点で電話には出ないとは思いますが)、メールを見てくれます。
メールは多くの場合時系列に並ぶので、一番上に自分が出したメールが来ている確率が高いです。そうすると、相手もすぐにメールを見つけられるので、パッと開いて、電話でなり回答をくれるようになります。

■開封確認メッセージを送る

「開封確認付きメール」と言うのは、相手がメールを開くと自動的に「開いたよ」メールが送信者にかえるメールの仕組みのひとつです。

ただ、この場合、「メールを開いたかどうか」しかわからず、「読んだかどうか」「何かアクションを起こしたかどうか」はわかりませんので、これは意外と役に立ちません。
ただ、何も連絡がないより、「あなたは確かに見ましたね。知らないとは言わせないよ」という証明程度には使えます。

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タスクリストの中に、半年も前からず〜っとあるタスクはありませんか。

 「これ、やりたいんだけど、何からどう手を付けていいか…」

と思っているもの。あるいは、

 「やりたいと思っているけど、なかなか時間がとれなくて…」

というもの。
私はいつでも10個くらいこういったネタがあります。

タスクリストを見なおした時に、こういったモノがあると「げんなり」しますよね。


■2つのタスクリスト

多くの方はタスクリストをひとつのアプリやノートに書き出してまとめて見えると思いますが、私の場合4つのタスクリストを持ってます。

大きく2つにわかれていて、仕事用と私事用。
まぁ、私事用については、本記事の対象ではないのでこれを別にすれば、2つです。

ひとつはいつも見るタスクリスト。新しく思いついたことや次にやらないといけないタスクはここに書き出します。

でしばらくすると、まったく前に進まないタスクが出てきます。
期限は特にないし、優先度も高くないような気がする。でも、これは「やりたい」とか「やれるといいなぁ」と思えるもの。でもなかなか手がつかない…

こういったタスクを毎月月次レビューで抽出します。

このタスクを第2のタスクリストに移動してしまうようにしています。

そうするといつも見るタスクリストから消してしまえるので、「あ〜、また今週もこのタスク手がつかなかったなぁ」と自己嫌悪に陥ることがありません。

■月次レビュー

こういったタスクは、月次レビューの時にもう一度見直します。
というか、上に書いたように、月次レビューで1ヶ月間まったく手付かずだったタスクは、第2のタスクリストに移動することにしてますので、嫌でも第2のタスクリストを見ることになります。

そのときに、それぞれのタスクを3分だけ考えてみます。

 何か次にこれに関してやれることはあるだろうか?
 本当にやりたいか?
 これがやれたとしたら、自分はどう変われるんだろうか?

などといろいろ、そのタスクについてアプローチするわけです。

その中で、もし何か見つかれば、もう一度第1のタスクリストに移動して、具体的なタスクを展開すればいいわけです。そうすると、ちょっとだけ進むので、ストレスが減ります。

もし、何も思いつかなければ、やっぱり放置。

■買いたいものリスト

私の場合、何か「買いたいなぁ」と思ったら、まずこの第2のタスクリストに放り込みます。

でその月の月次レビューで、「やっぱり欲しい」と思えば、それを買うようにしてます。
つまり1週間〜3週間程度寝かせておいて、それでも買いたい気持ちが変わらなければ、きっとそれは買っても役に立つでしょうけど、衝動で買ってしまうと、あとで「どうしてこんな物買ったんだろう…」って後悔することになることから、第2のタスクリストを作るようになりました。
 

■やらないものリスト

最終的に、それでも第2のタスクリストから消えないものは、

 やらない

と決めます。これが以前の記事で紹介した

  やらないことリスト

です。

■ポケット1つの原則はあくまでも「原則」

野口悠紀雄氏の「超整理法」で紹介されて有名になった「ポケット1つの原則」ですが、あくまでも「原則」であって、「原則」であるからには「例外もある」。

タスクリストも必ずしも1箇所にある必要はなく、別途管理されているタスクリストがあってもいいのではないかと思います。

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★――――――――――――――――――――――――――
改善/AARは、それをどうやったら改善できるかのアイディアを検討するところです。AARというのは「アフター・アクション・レビュー」という言葉の略で、米国陸軍が開発したやり方です。ビジネス書などを読んでいるとよく出てきます。
知りたい方は
  http://www.tkc.co.jp/senkei/backnumber/0105/special.htm
なんかが参考になると思います。
――――――――――――――――――――――――――★


この方法を簡単に書くと

 ・何かの行動(打合せなど)をするまえに、これからどんなことが起きるか、どういう結果になるかを書きだしておく
 ・それを実際にやった後で、事実と予想の一致率を10点満点で評価する
 ・なぜその予想と違ったのかを考えて、1点だけあげる方策を実行に移す

というものです。

実際紹介した私としては、「当然できている」と言いたいところですが、毎日記録につけている結果を統計してみると10点満点中6点前後。つまり半分近くは外れている。
ほとんど丁半博打みたいなモノ?

ただ、このAARのポイント評価を始めた5年ほど前と比べるとゼロコンマ数点くらいは改善してます(有意差といえるかどうかは?)。

自分なりに改善した理由を考えてみたのですが、

 なぜ事実と予測が違っていたのかを考える

という作業があったからではないかと思えました。

つまり、

 ・振り返りによって過去にやったことの不足を知る

事ができたからではないかと。

■不足を知る

そこで、最近部下や同僚に奨めているのが、予測が難しければ結果だけでも書く、という作業。

たとえば、どこかに出張に行くとして、
 ・毎日必要になった資料は何だったのかを報告させる
ということをやってみてます。

昔話をすると「トシヨリが…」と嫌われそうですが、かつては出張(特に海外出張)などは、完全に日本にいた環境と切り離されました。簡単に日本のサーバにアクセスすることもできないし、電話代も高くて、電話もできません。つまり、出張期間中に必要になりそうなものは、全部ローカルのPCや手帳、資料のファイルに用意して行かないと、「そんなことも答えられないで、お前何しにきたんだ!」って怒られました。
なので、段取りと言うのはすごく大切だったんですね。

今では、世界中どこにいても、会社のサーバにセキュリティが確保された状態で接続出来ますし、必要なら携帯電話でいつでも詳しい人に連絡ができるので、そこまで切羽詰まった状態ではないのですが、やっぱり日本の会社にいるようなわけには行かない場合も少なくありません。

こういった「何が不足していたのか」は、実際それを何とか取り寄せて、「コト」が終わってしまうとつい忘れてしまうので、反省として生きないんですね。

で、これを「報告する義務」を生じさせると、毎日出張報告に書いてくれるようになります(書いてなければ請求します)。

■事実を残す

例えば、打合せなら

 ・どういう情報に基づいて
 ・どういう経緯を経て
 ・どういう結論に至ったか

をメモするだけで、話の流れが整理できて、かつ、だんだんパターンがわかってくるようになります。


■ 成行メモ

どんなストーリで仕事を進めるのか、わからない時でも、この不足や事実を残すという作業をして行くと徐々に、必要なものリストが脳内に出来上がってきます。その結果、次に同じようなパターンが来たら、それが適用できて予測が立つようになります。

私はこれを予測メモの反対の使い方として 成行(なりゆき)メモと呼んでます。

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