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本日は「仕事を丁寧にやろう」というお話。

なんでこれが時間術という分類項目に結びついているかというと、丁寧にやるということ自体が時間術だとおもっているからです。

これが以外に勘違いしている人が多いみたいなのですが、

 「時間術」=「仕事を短時間で片付ける技術

みたいにおもっている人が意外といるんですね。

 全然違いますから

|04-10|ハック:時間術||TOP↑



例えば、出社直後はその日の計画を確認したり、事前に準備すべき作業に取りかかるなど、準備をするべきことは重々承知しているにもかかわらず、おもむろにメールチェックを始めたり、ウェブサーフインにいそしんでしまう。

そんな「憂さ晴らし」に陥ってしまうことがあります。したくてしているというより、「なんとなく」あるいは「ついつい」してしまっているのではないでしょうか。

■レシピを決めておく

そこで役に立つのが「レシピ」。

具体的には、やるべきことをやるべき順番に箇条書きで書いた紙を前日のうちに用意しておくようにします。いちいち書くまでもなくわかりきっている、というものであっても、とにかく書いおくことが重要。

箇条書きの先頭文字は"□"です。

朝、出社したら、まずその紙を見るようにします。
そして、そこに書かれていることをヒから順番に一つも飛ばすことなく淡 々 とやっていくのです。やり終わったら"□"に"レ"記号をつけていきます。

全部できたら朝の作業は完了。

私がいま作っているのはこんな感じです。

  □ PCの電源を入れる
  □ ログインする
  □ PCの起動待ちの時間にコーヒーをいれる
  □ 勤務台帳に時刻を記録する
  □ 今日の日誌を開く
  □ 今日の会議予定、議事を確認して必要な資料のショートカットをデスクトップに作る
  □ アウトルックを立ち上げ、今日が期限のタスクの実行時間を確保する
  □ そのタスクへのショートカットをデスクトップに作る
  □ 昨夜のうちに来たメールを処理する

これで朝の仕事は終わりです。

大体毎日同じ事の繰り返しなので、EXCELに書いてA6(A4の4分の1くらい)の紙に印刷して予め机に確保してあります。
朝イチでやらないといけないタスクが新たに発生した時には、予めそこに書き加えておきます。

毎朝のことですが、大体1時間くらいかかりますので、出勤は自然、1時間早く出勤することになります。

これは料理のレシピと同じです。
どんな材料をどのような順番で始末するのかが書かれていますので、いつでも同じ味になるわけです。

■余計なことはしない

レシピを運用する上で大切なのは、

 書いてないことはやってはいけない

ということ。それをやり始めると、どんどん横道にずれていってしまいます。
順番も必ず守らないと、時間切れになります。

このレシピだけを見て仕事をすれば事足りる、と思えるまで、レシピを洗練させることと、そのリストを信頼することです。そのためには、「ひたすらその通りにやる」と決め、そのとおりにやることです。うまく行かなくなったら、裁量で判断するのではなく、ルールを変える(=レシピを書き直す)ことです。

■献立を作る

食事をするときに、おかずが一品だけと言うことはあまりないですよね。
カレーには福神漬が必要です。ポテトサラダも欲しいところ。

同様に、やるべきことについても適切な組み合わせからなる"献立"を目的に応じて持っておくといいみたいです。例えば、「会議の献立」なら、次のようなレシピがあったほうがいいでしょう。

 ・会議招集のレシピ
 ・会議室予約のレシピ
 ・根回しのレシピ
 ・議事進行のレシピ
 ・議事録作成のレシピ

いつもやる会議ならまだしも、年に数回しかしないような固定資産購入だったら、レシピがあったほうが確実だし、庶務さんに怒られずにすみます。

時間帯によっても献立は必要です。

 ・朝のレシピ
 ・昼イチのレシピ
 ・終業前のレシピ
 ・月初めのレシピ

このようにレシピほどは細かくない「献立」という単位で仕事を把握できるようになると、今度は一日の「献立」を組み立てられるようになります。
つまり、どの時間帯にどの「献立」をこなすのか、という、「献立」のフォーメーション(布陣)に目が向くようになります。もうカレーは何度やってもカンペキに作れるのですから。

■いつも更新する

レシピは気がついた時にすぐ更新できるようにしておきましょう。

私の場合は、EXCELファイルで管理しているので、デスクトップにショートカット置き、キーボードショートカットを作ってあります。「あ、この手順ちょっと変えると効率が良くなりそうだな」と思った瞬間に、CTRL+ALT+Lと押すと、レシピのEXCELが立ち上がるので、該当のレシピを選択して、ちょこちょこっと書きなおすだけ。30秒もかかりません。

で、帰宅前に、翌日必要なレシピを印刷して、机の上に置いておけば準備完了です(これも就業レシピのひとつです)。

更新されないレシピは使われていないレシピです。
不要なものはどんどん捨てましょう。

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