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会社で会議をすると、会議ごとに議事録を作ってますよね。あれ活用されているのでしょうかね?

■エビデンスと周知のための議事録

議事録には2つ目的があって、ひとつはエビデンス。つまり、だれが何を言ったのかの証拠です。あとで「言った、言わない」のトラブルになったり、決定事項の背景を会議に参加していない人にも通知する役目です。

この目的であれば、会議に参加した人は議事録を見る必要はありません。
その場にいたのでより詳しく知っているはずですから。

逆に会議に参加していない人で何らかの影響を受ける可能性のある人は、かならず読まないといけません。もしかしたらそこに自分の業務への宿題が書いてあるかもしれないので。

でも実際には、議事録がメーリングリストで配布されても、多くの人が読んでません。

そこに「××さんに○○をやってもらうこと」って書いてあっても、××さんは読んでないので知りません。メールで回っているので読んでいるはず、などと思っていると大間違い。

期限が来たときに「○○できた?」って聞いても「そんなことあったんですか?」って…。

で、仕方がないので、会議に参加した人(多分上司)が、本人に直接言っておき、さらに期限の直前に「できてる?」って確認する必要が出てきます。二度手間、三度手間です。

だったら、「情報共有ができてない」なんて文句を言うなよ…、みたいな?

■読み返すための議事録

私が個人的に議事録を重視しているのは、エビデンスという意味の議事録ではなく、こちらの意味。もう一度状況を反復するための議事録。

どういうことかというと、脳科学的にみれば、人間は一度見ただけでは物事を記憶できません。
反復・反芻しないと記憶には残らないんですよ。

たとえば、「○○役員:このプロジェクトでは××できるようになることが重要だ」という議事録があっても、その場では覚えているでしょうけど、プロジェクト期間において、ず〜っとそれを覚えているわけではありません。ところが発言した○○役員は当然そこに価値をおいているので、プロジェクトの完了報告時に「結局、××はできるようになったのか?」と聞きます。

 「失念してました」

なんて答えられないので、しどろもどろになりながら答えることになります。特に役員肝いりで始まったプロジェクトなんかだと、プロジェクトの目標として明示されたものと役員がそのプロジェクトを通じて得たい明示されていない目標があることがあります。

プロジェクトの明示された目標は当然達成できないといけませんが、プロジェクトのオーナー(発案者の役員)が期待しているものが別にあれば、それが未達だと役員にとっては不満なわけです。そこを汲み取るのが経過報告時の役員の発言にあるわけです。

それが、頭に入っている状態でないと、プロジェクトを進めるときに判断を間違えて(正しいかどうかではなく、役員の期待するものに沿っているかどうか)、最後に怒られることになります。

■事実に基づく分析のための議事録

もうひとつ事例を上げると、過去記事

 良かったことほど分析する
 活動ログの蓄積
 同じ経験は2度とできない

でも書いたように、結果を分析するためには、事実が正確に必要です。
その時点では参加者なら、それは「事実」だと知っていますが、時間が経つと記憶が曖昧になり、個人個人に都合がいいように変化します(歪曲とも言いますが…)。

で、最後に振り返り会などすると、同じ会議でも「あのときにこう言った」「いや、そこはこうだった」と議論になるわけです。

認識の違うことを好き勝手に分析しても、合意できる結論にはなりません。
結果として、最後に一番職位の高い人が、「じゃぁこういうことで」っていって反省会が終わり、誰も納得していないので、結局何も変わらない。

ある一瞬一瞬だけではなく、プロセス・流れみたいなものを分析するためには、一瞬一瞬の正確な事実が情報として存在しているうえに、それをある軸でどのように変化したのかを分析しないと正しい結論には行き着きません。

なので、個人の業務の進行であれば日誌を残し、グループの活動なら議事録を残すことによって、その時点における正しい情報を変更不可能なように記録し、それを参照することでそのプロセスを読み取るようにしないと、ほんとうの意味での事実に基づく分析というのはできないわけです。

■読み返さないのであれば意味なし

せっかく作った議事録や日誌は読み返さないのであれば、単なるハードディスクのゴミです。

もし二度と読まないのであれば、議事録など作る必要はありませんし、作るだけ時間の無駄です。

作った以上はちゃんと使う。作る目的を確認しながら使うことが必要ですね。


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1ヶ月にどのくらいメモ帳を消費してますか?

私は最近はメモ帳ではなく付箋紙を使っていますが、よく百均で買うので、この半年で購入したメモ帳用付箋紙の数を数えてみました(お小遣い帳で…)。

結果は、11冊。1冊200枚なので、1ヶ月平均で約360枚、1日平均で約12枚のメモを書いたことになります。実は昔はもっと多かったです。これは最近デジタルのメモ帳(Google Keepです)を使うようになったためでした。

■ヒラメキはとにかく書く

私は大抵ポケットにメモとノートを入れてます。というかノートやスマホ、財布など持ち歩くものには全部付箋がに貼り付けてあって、さらに机の上にも付箋が貼り付けてあって、朝か夕方にこの付箋を補充するのが日課…。

で、いつでもどこでも何かをメモしている…、と。

■メモの生産性

たとえば、今はやりの「ビッグデータ」。
製造した全ての製品の製造に関する情報や、いつ何をなにを買ったのかみたいな情報。このデータひとつひとつには、大した価値はありません。これが大量に集まって横断的に分析して始めて価値のある情報が出せるようになります。

そのデータひとつひとつが再利用されることは多くありません。

カードや電子マネーで何か買ったとして、その利用履歴は自分自身で見ることができますよね。
でも、最近使った利用履歴を確認して、何かの役に立ったという経験は1年に数回くらいじゃないでしょうか?
※私の経験値なので人により差はあるかと。

年間に1000回、カードで購入していても、履歴が残っていてよかったという経験が数回だとすると、データの再利用率は 0.1% くらいということですね。

メモも、ある瞬間に思いついたことを書いていても、ほとんどはゴミになります。私の場合。
ただし、何十枚・何百枚に数回は、あとで使えるネタになります。

カードの利用履歴などと比べれば、十分高い効率で利用できているというわけです。
そして、もし履歴を取ってなかったら――すなわち、メモを残してなかったら、それは考えたこと自体無駄になっていたわけです。

■大量に書くから役に立つ

結局、ひらめいたことをメモするというのは、大量に書くから役に立つ場合がある、ということだと考えています。

全くメモを取らない人の場合を除いて、1日に数枚程度のメモで「再利用できてない。したがって、役に立たない」という判断は、数枚しか書いていない時点で、使い方が間違っているよと。

メモは大量に書かないと意味を成さないわけです。

書けば、その瞬間だけでも、「考える→書く→見る」という行為をしていますので、記憶に定着しやすいですし、それについてさらに深く考えることも可能です。

そして、そのメモを整理することで、再び「考える」「思い出す」という行為をするので、脳にしっかり入り込みます。
その過程で取捨選択が行われて、重要な情報のフィルタリングや集約がされていって、「役に立った!」というメモが出来上がるわけです。たぶん。

すなわち、メモ帳は大量に使ってこそ意味があります。メモ帳の消費量は、考えたことの量にほぼ比例すると考えてたりしますが、いかがでしょう?

短期的には、消費量のアップダウンはあると思いますが、1ヶ月、半年、1年くらいのスパンで考えれば、あなたが考えた量はメモ帳の消費量で測定できるかもしれません。

メモ帳の消費量を測ってみませんか。



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メモの3Sの後半です。どのように3Sするのかについてお話しします。

■整頓:ラベルを付ける

整頓とはあるべきものがあるべき位置におかれること。

最後に、それをラベリングします。
せっかくちゃんと分かるように書いたのに、それが後で見つからなければ、意味がありません。

私の場合は、
 業務なら自分の業務のメールアドレスに
 私事ならGmailに
メールで送信してしまいます。

この整頓のやり方は人それぞれではないかと思います。
本などを読むと、京大式カード、Evernote、メールなどいろいろ好みがあるようです。

何れにしても、そこに分類をつけて保存しておく必要があります。

◆京大式カード

 京大式カードというのを紹介したのは、多分50年ほど前に梅悼忠夫氏が書いた「知的生産の技術」が最初だったのではないかと思いますが、B6サイズのカードです。
 今ではいろいろな関連グッズが販売されていますので、愛用者も多いみたいです。
 これはカードなので、あとでカードを机の上に広げて、全体を眺めてみるなどの、思考のための再利用がしやすい点でしょう。
 欠点は、物理的なカードに書かれるので、複数の分類をつけて、多面的に管理ができないことと、追記するエリアが少ないことです。
 この欠点が私には致命的なので、使ってません。
 

◆Evernote

 今はEvernoteで情報を管理しているという方が多いのではないでしょうか。
 これを考えた人は、「すごい!」と感心してしまいます。
 ただ、欠点は会社のセキュリティポリシーによっては、アクセスが禁止されているということ。
 私の会社がそうです。会社からはEvernoteにはアクセス出来ません。
 なので、これも使ってません。
 
 これの長所はいろいろな本が出ているので、ここで書くまでも無いですが、今回の記事にそって言えば、ラベリングが複数付けられる、追記が簡単で無制限、ということでしょうか。
 検索も圧倒的に早いですし、複雑な条件抽出も簡単です。その上、PCでも携帯でもスマホでも、なんでもアクセスが可能。
 
 自宅ではボチボチ使ってますが、本格的に使うまでにはなっていません。
 理由は無料で使用できる容量が自分の持っている全データの容量よりも小さいこと。私としては、活用できるのであれば、お金を払ってでも全データをEvernoteに移したいですが、会社で使えないとすると効果は激減。
 

◆メール

 ということで、Evernoteほど便利ではないですが、メールで保存することにしてます。仕事で使っているのはOutlookですが、Outlookのメールは、Mail Store homeというソフトへ移動してます。以前の記事でも紹介しましたが、Outlookの検索速度は非常に遅いです。MailStoreなら10万件のメールでも1分以内に答えを出してくれます(10万件も貯めている人は少ないかもしれないですが…)。
 
 ただ、課題はメールは一旦送信してしまったら、追記ができないこと。
 あと、ラベリングが難しいこと。
 
 ◇情報の追加
  情報を追加するときには、その元メールに返信する形で、追記をしてます。
  こうすると、いつ頃どのようなコメントを追加したのかも簡単にわかるので、履歴を追うのにも便利です。
  ただ、どんどん追加していくとメールが長くなって、全体像が把握できなくなるのが欠点。これはトピックを細かく分けるしか今のところ方策がなさそうです。
 ◇ラベリング
  会社以外ではGmailを使ってます。
  Gmailは御存知の通り、ラベルが付けられます。その上階層構造にもできます。
  一方Outlookはラベリングはできません。そこで、本文中に必ず関連というところをおいて、ここに必要なラベルやキーワードを書くようにします。

ラベリングの目的は、何かについて確認しようとした時に、必要な物をすぐに取り出せるようにすること。
方法はそれぞれの保管アプリにマッチした方法を取ればいいですが、必ず最利用することが前提です。最利用しなければ整理して保存しておく必要もありません。

ただ、後で使うかも、というもので実際に後で使うものは1〜5%くらいでしょうか。さらに必要なデータを探しだすという行為自体は、なんの成果も産みません。そのデータを見つけたあとに、何をするかが成果を生みます。

ですので、とにかく素早く必要な情報にたどり着けるようにしておくことを意識して保管しましょう。

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新人が配属されて、その教育係に指名されたときに、何をしようと思いますか?

多分、会社によりいろいろでしょうけど、自分が一番気に入っているやり方は、

 ノートを書いてもらって、それをチェックする

というやり方。

■業務指導にはフィードバックが必要

通常、製造の仕事は、作業手順を決める人が手順書を作り、その手順書を見せながら、実際に作業者に作業をしてもらって、それをチェックするというやり方をします。

つまり、作業方法を決める人が作業の詳細を書く、というのが普通です。

ただ、間接業務(直接ものを作るのではなく、ものを作るサポートをする業務)になると、多くの会社では作業の手順書がありません。これはサボっているわけではなく、業務が多岐にわたりすぎなのと、その人のもっとも効率のいいやり方でやるのがいいから作れないんですね。

たとえば、組立作業なら、

 ・右においてある電動ドライバを持ち上げて
 ・左手でネジをとって
 ・電動ドライバにくっつけて、ネジ穴に直角に押し込みながら
 ・電動ドライバのスイッチをONにする
 ・電動ドライバが回らなくなったらスイッチをOFFにして
 ・ドライバを元の位置に戻す

って書けばいいわけですが、商談にいくのに、

 ・見積書を右手に持って
 ・カバンのフタのロックを開けて
 ・フタを開けて、横向きにカバンに挿入して
   :
   :

なんて作業の仕方が書いてある会社はないでしょう(あったらごめんなさい)。

いきおい、仕事のやり方は口伝(くでん)になりがちです。
つまり先輩から後輩へ、その後輩からさらにその後輩へと伝承されていくんですね。

ところが最初の先輩が、何世代か後の後輩の仕事のやり方を見たら全然違っていたなんてことも少なくありません。テクノロジーが変化した部分もあるでしょうけど、本来の意図とは違ったことをやっていたみたいなことも、ママあります。

 「なんで、これをしないといけないのか」

が伝わらずに、やることだけが伝わって、それを受けた人が目的を考えずに、効率化してしまうと、たいてい変な暗黙のルールが出来上がります。

だから、「何を教えたか」ではなく、「何を教えられたか」が重要なわけです。

そのために、会社というのは、「報告書」みたいなルールもありますけど、これが一番形骸化しやすい。それよりも重視した方がいいのが、教えられる人のノート・メモです。

報告書には通常表面的なことしか書きません。それでは、どう伝わったのかがわからないんですね。

なので、私は時々「今、私が説明したことを、あなたが書いて持ってきて」と言います。特に重要だと思うことは、「これから言うことをメモしてください」と言っておいて、あとで、「そのメモを見せて」と要求します。
たいていの人には2回、3回と説明するハメになりますが。

ただ、本来、その人がどう理解したかは、全てを書き出さないとわからないので、本書『図解 仕事ができる人のノート術』のように、1日に書いたノートの全てを添削するという教育が必要なのでしょうが、流石にそれでは負担が大きいので…

★〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

三井物産から関係会社に営業部長として出向していたことがある。

その会社では新年度になると、数か月間の研修を終えた新人社員が 2 名か 3 名、私の元に配属されてきた。

着任の日、まず部長の私のところに挨拶に来る。

挨拶のあと、すぐに私は引き出しに用意していた新しい A5 サイズのファイルノートを新人たちに 1 冊ずっ手渡す。

 「さて、君たちのこれから 3 か月問の仕事は、このノートに毎日業務日誌を書くことだ。これからも研修とか、議事録とか、書くことはたくさんある。今後仕事をしていくかぎり、このノートを手放してはならない。いいね」

「はい」と一同。

 「そして、一番大切なことは、毎日 1 ページの業務日誌を書くこと。このノートの 1 枚分にー行も空けてはならない。すべて埋めて書くことだ。それを毎日帰宅前に、君たちのマンツーマンリーダーに提出する。課長、次長、そして私か、下の欄外に小さくコメントを書き、判を押す。わかりましたか」

一同「はい]
 :
 :(中略)
 :
毎日、厳密に新人の業務日誌を読み、赤ペンでコメントをつける。

これを数か月続けているだけで、新人の文章力がめきめきとついてくるのがわかる。

大学でもこれくらいのことをやってよさそうなものだ。

わが部には、 A5 ノートを新人研修以来、ずっと続けて使っている部員がたくさんいて、彼らの机の下はノートだらけだった。彼らの宝物である

私はノートを使う彼らに、「ノートを入社の日からずっと使い続けて、全部残せれば、これは大変なことだ。長い会社生活では大きな糧になるよ」と言うのが癖だった。

新人に対して、会社は数週間ずつ追加の技術研修をするが、そんなときにもわが部員は自分のノートをきちんと持参し、「徹底的に議事録を書いて来るんだ」という私の指示で、彼らのノートには技術の内容がびっしり書きこまれて、開催している技術部が驚くほどだった。

配布される資判は、すべてきれいに貼り利け、カラーのマーカーでポイントを指摘したノートは、すばらしく美しいものになっていた。

今年の新人たちは、来春は新人でなくなり、吹の年の新人にノートを見せることになる。

(著) 『図解 仕事ができる人のノート術
―――――――――――――――――――――★


さすがにここまではムリですが、新人の頃にこういうことを叩き込まれた人は、多分仕事もできそうな気がします。




■参考図書 『図解 仕事ができる人のノート術

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|03-09|メモ術・ノート術||TOP↑



本記事でも時々紹介してますが、新聞の社説を図解するというのは、理解力の向上に非常に効果があります。

★――――――――――――――――――――――――――

私は、この図解しながら文章を読む読解法を「図読」と呼んでいるのですが、分厚い経済白書や大部の論文でも、新聞の社説や数ペ1 ジ程度の論文やエッセイと同様に読みこなしてしまうことができます。それなりの労力は必要ですが、頭を抱えたまま一歩も前に進めない、といったことはまずありません。

(著) 『図で考える人は仕事ができる
――――――――――――――――――――――――――★


しかしながら本書にあるように、社説程度の長さならまだしも、本を一冊まるまる図解するというのは並大抵ではありません。

ただ、しばしば紹介してますように本の要約をするときに、結局頭のなかでこういう「図読」をして、それをまとめているんだなぁと思い当たるところもありましたので、本日は実際に私がやれているわけではありませんが、本書にあった図読の技術についてご紹介。

■図読の手順

実際に本書に書いてある図読の手順を引用しておきます。

★――――――――――――――――――――――――――

・読むべき文章とA4サイズの紙を用意します。それと書きやすいペンと蛍光色などのマーカーを揃えます。
・初めにマーカーを片手に文章を一度読み通してみます。
 あくまでも自然なスピードで読み進み、ポイントと思われる箇所、重要と思われる部分、おもしろ表現などがあれば、印をつけていきます。もちろんわからないところも出てきますが、そういった場所にも印をつけておき、とりあえず全体像をつかむために読んでみます。
・いったん最後まで読み通したら、印をつけたところをヒントに、おおまかに内容全体を図にする努カをしてみます。
 といっても特に決まった方法があるわけではなく、先ほどマーキングしたキーワードを A4 の紙に書き出し、マル印で囲み、他のキーワードとの間に線や矢印を引いたりしながら、
  「これとこれはどういう関係かな?」
  「これが展開していくと、そうか、こっちと結びついていくのか」
 などと考えながら、図にしていくわけです。
 いわばラフなデッサンとして、とにかく頭のなかを整理してみるつもりで図解を描いてみます。
 私はこれを「仮図解」と呼んでいます。
・次にこの仮図解を見ながら、もう一度文章に戻り、最初の読書ではわからなかった部分、もっと詳しく知りたい部分を意識して読んでいきます。
 そして、新しく発見したキーワードや、気づいた関係をさらに仮図解のなかに書ぎ込んでいきます。
・その後、この仮図解に追加した情報も含めて、あらためてすっきりとした形に描き直してみます。
 仮図解のときには混沌としていても、この段階で全体に整合性がとれていれば、図解はバランスのよい、安定した形をとり始めます。
 すると、頭のなかがだいぶ整理されて、文章の内容が自分のものとして把握できた気持ちになってくるでしよう。
 線や矢印で結びつけているということは関係が明らかだということであり、自分なりにわかったところ、わからないところがはっきりしてきます。さらに、図解に手を入れる過程でいろいろと考えていると、もとの文章には書かれていなかった新たな関係を発見し、感動を覚えることもあります。
・そして雑誌などで解説する場合は、こうして完成した図解にそって素直に文章を書いてしまえばいいわけです。
・図解を見ながら書いていると、高い見晴台に立って全体を見渡しているようで、本質的な粗筋もよく把握できていますから、自分自身でも強い納得感があり、不安を感じることがありません。図解のなかで納得のいかない部分があるとすれば、それは「何がわからないかが、わかる」ということになります。

(著) 『図で考える人は仕事ができる
――――――――――――――――――――――――――★


という手順です。

■図読をやってみた

ただ本を紹介するだけでは面白く無いので、本書の手順にそってやってみました。
出来上がった図は恥ずかしいので公開しませんが、その中で感じたことは

 ・本書にあるように理解が非常に進む
 ・A4サイズの紙では書ききれない
 ・最初に配置したものはほんの出現順になっており、それぞれの関係を先で結んだり、自分の考えたキーワードを加えたりすると、線だらけになってあとでどれが本当の接続だかわからなくなるので、
    仮図解 → 本図解
  の2回ではムリ
  書き直し4回目でやっと見られる図になった。理解度やスキルにもよるが、4〜5回の書き直しが目安か。
 ・まともにやろうとすると、丸1日潰れる。途中でやめると、それまで頭にあったことが飛んでしまって、ゼロとは言わないが相当後戻りしてしまう。

ということでした。
※本書の著者は仕事としてやっているので、経験値も高いでしょうし、仕事なら時間をかけてでもやる効果は高いとは感じます。

ただ、もしやれれば本当に強力な方法であることは冒頭に書いたとおりです。
いちど、「これは!」と思う本をやってみてはいかがでしょうか。

ちなみに私は

 『本を読む本

でやりました。こちらも名作なので、機会があれば紹介したい一冊です。




■参考図書 『図で考える人は仕事ができる

 図で考える人は仕事ができる―久恒圭一図解Web
 http://www.hisatune.net/html/02-kenkyuu/tyosaku/bookde/shigotogadekiru/2002-shigoto.htm




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●本書を引用した記事
 図解トレーニングで反射神経が鍛えられる
 アナログ時計を使う
 100%書いてはいけない
 図読(図解読書)する
 トレーニング不要の思考整理術

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図で考える人の図解表現の技術―思考力と発想力を鍛える20講

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図で考える人は仕事ができる実践編

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「図で考える」ことができる人、できない人

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■参考図書 『本を読む本

本書は、1940年米国で刊行されて以来、世界各国で翻訳され読みつがれてきた。読むに値する良書とは何か、読書の本来の意味とは何かを考え、知的かつ実際的な読書の技術をわかりやすく解説している。初級読書に始まり、点検読書や分析読書をへて、最終レベルにいたるまでの具体的な方法を示し、読者を積極的な読書へと導く。単なる読書技術にとどまることなく、自らを高めるための最高の手引書。




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本を読む本
著者 :モーティマー・J.アドラー

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●関連 Web
 上から目線の「本を読む本」を10倍楽しく読む方法
 Wikipedia:モーティマー・アドラー

●本書を引用した記事
 メトロノームとインターバルタイマ
 「読まない」という読書術
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 英会話ができるようになる?「英語モードスイッチ」
 本と読みながら用語を調べてはいけない
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|02-20|メモ術・ノート術||TOP↑



1ヶ月にどのくらいメモ帳を消費してますか?

私は最近はメモ帳ではなく付箋紙を使っていますが、よく百均で買うので、この半年で購入したメモ帳用付箋紙の数を数えてみました(お小遣い帳で…)。

結果は、11冊。1冊200枚なので、1ヶ月平均で約360枚、1日平均で約12枚のメモを書いたことになります。実は昔はもっと多かったです。これは最近デジタルのメモ帳(Google Keepです)を使うようになったためでした。

■ヒラメキはとにかく書く

私は大抵ポケットにメモとノートを入れてます。というかノートやスマホ、財布など持ち歩くものには全部付箋がに貼り付けてあって、さらに机の上にも付箋が貼り付けてあって、朝か夕方にこの付箋を補充するのが日課…。

で、いつでもどこでも何かをメモしている…、と。

■メモの生産性

たとえば、今はやりの「ビッグデータ」。
製造した全ての製品の製造に関する情報や、いつ何をなにを買ったのかみたいな情報。このデータひとつひとつには、大した価値はありません。これが大量に集まって横断的に分析して始めて価値のある情報が出せるようになります。

そのデータひとつひとつが再利用されることは多くありません。

カードや電子マネーで何か買ったとして、その利用履歴は自分自身で見ることができますよね。
でも、最近使った利用履歴を確認して、何かの役に立ったという経験は1年に数回くらいじゃないでしょうか?
※私の経験値なので人により差はあるかと。

年間に1000回、カードで購入していても、履歴が残っていてよかったという経験が数回だとすると、データの再利用率は 0.1% くらいということですね。

メモも、ある瞬間に思いついたことを書いていても、ほとんどはゴミになります。私の場合。
ただし、何十枚・何百枚に数回は、あとで使えるネタになります。

カードの利用履歴などと比べれば、十分高い効率で利用できているというわけです。
そして、もし履歴を取ってなかったら――すなわち、メモを残してなかったら、それは考えたこと自体無駄になっていたわけです。

■大量に書くから役に立つ

結局、ひらめいたことをメモするというのは、大量に書くから役に立つ場合がある、ということだと考えています。

全くメモを取らない人の場合を除いて、1日に数枚程度のメモで「再利用できてない。したがって、役に立たない」という判断は、数枚しか書いていない時点で、使い方が間違っているよと。

メモは大量に書かないと意味を成さないわけです。

書けば、その瞬間だけでも、「考える→書く→見る」という行為をしていますので、記憶に定着しやすいですし、それについてさらに深く考えることも可能です。

そして、そのメモを整理することで、再び「考える」「思い出す」という行為をするので、脳にしっかり入り込みます。
その過程で取捨選択が行われて、重要な情報のフィルタリングや集約がされていって、「役に立った!」というメモが出来上がるわけです。たぶん。

すなわち、メモ帳は大量に使ってこそ意味があります。メモ帳の消費量は、考えたことの量にほぼ比例すると考えてたりしますが、いかがでしょう?

短期的には、消費量のアップダウンはあると思いますが、1ヶ月、半年、1年くらいのスパンで考えれば、あなたが考えた量はメモ帳の消費量で測定できるかもしれません。

メモ帳の消費量を測ってみませんか。



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|02-16|メモ術・ノート術||TOP↑



過去記事で何度か紹介していますが、私はテキストファイルに日誌や議事メモを付けてます。

当然、ノートやメモ帳も使ってますが、これは一時的なものが多いです。基本的には手書きノートは絵を描くものです。説明をするのは PC のテキストファイルが最適です。

■ノートに書いても検索できない

よく打ち合わせでノートを持ってきて、ノートに話の内容を書き込んでいる人がいますよね。
特に営業さんにこういう人が多いような気がします。

手書きのノートは、子供の頃から使っているでしょうから手慣れてます。

つまり、練習がいらないすぐに使えるツールです。

一方で PC はというと、ある程度の年令になってから使うようになったものですので、キーボードを打つにしても、いろんな操作をするにしても、ペン+ノートのように自由にという訳にはいきません。図を書くのにもコツと練習がいるのですよ。

だから、手書きのノートは廃れないのでしょうけど、手書きのノートには重大な欠点があります。

 検索性が悪い

ということです。

「どこかに書いた」ことがわかっていても、「そのどこか」は一旦目の中に入れて、それを解釈しないかぎりわかりません。
11月1日に書いた事がわかっていて、11月1日のページが素早く開けたとしても、全体をみて、そのときに書いたであろうあたりを探さないといけません。全部が人力検索。


打ち合わせが複数回に及んだようなときには、おそらく前後関係がぶった切られたノートのページがあちこちにあるでしょう。
それを一括して見ることもできないんですよ。

ノートには高速性も網羅性もありません一覧性も検索性もないということです。

■テキストファイルならあらゆる検索ツールが使える

一方で、PC のテキストファイルは、いろんな検索ツールがあります。

最近はテキストファイルを解析して、その時の気分を数値化してくれたりするツールもあるようですが、そこまでしなくても、いわゆる Grep ツールと言うものがあれば、どこでどんな文脈でその言葉を使ったのか分かりますし、そのファイルを開いて表示するのもワンタッチでできます。

これは、「1年前の××さんの○○に関する発言」を探すことを考えてみれば、どちらが優位かは明らかですね。

■ノートは絵を描くのに使う

一方で PC が不得手なものがあります。イメージを素早く表現することです。右脳の活動をアウトプットするには非常に優れています。
これは PC とマウス・キーボードでは現時点の技術ではとても対抗できません。

近いものにタブレットやデジタイザがありますが、まだまだ手書きノートには及びませんね。

■テキストはテキストファイルを作りなさい

結論として、日誌やメモを書くときには、

 文章=左脳で考えていることは PC でテキストファイルを作る
 イメージ=右脳で考えていることは、手書きのノートに書く

のが今のテクノロジーでは最適だと考えています。

■オマケ:エディタを導入する

よくメモを書くのに Windows に最初から含まれている「メモ帳」を使っている人を見かけます。
これは、私には、「最適になるような工夫をしてません」と宣言しているように見えます。

ひたすらテキストを入力していくだけなら、「メモ帳」と他のツールは大差ありません。

一方で、テキストエディタのようなツールは、非常に優れた編集機能やジャンプ機能のように、ユーザを効率的な編集をサポートする機能が搭載されていて、特定の条件の行にジャンプするとか、ある文字列を置換するなどの編集機能が充実しています。

通常、ひたすらテキストを入力するだけなんてことはなくて、カーソルをあっちこっちに動かしたり、同じような文字を繰り返し入力したり、矩形に切り取り・貼付けをするなどの編集操作をします。

テキストを入力していくという作業は、標準の「メモ帳」では効率的にできないんです。
それを効率を上げるために、新しいソフトの使い方を覚えようと努力していないのか、そもそも不効率だと気がついていないのかは別として、「メモ帳」を使っている時点で、そういう方面はダメなんだなと思ってみてたりします。

ワードやエクセルなどはもっと優れていて、強調表現や文字の色や大きさも変えることができます。一方で、応答がちょっと遅いのとファイル形式が特殊なので、他のツールと組み合わせづらいという課題があります。

私はスピード重視でテキストファイルを使っていて、公式な議事録を出さないといけないときには、これをワードにコピペして整形をしてから提出するようにしています。


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